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ERP攻略之物料采购计划与订单制定的技巧与方法

使用过ERP系统的朋友都知道 ,采购模块是其中的一个重要模块,采购是一个企业生产或者运营的源头,控制好源头就能够很好的把握后续的工作安排,避免出现一些纰漏,从而控制住整个流程,让企业有条不紊的运营,提升工作效率,提高经济效益。


然而采购模块涉及到采购计划与订单的制定,如何高效的利用需要我们掌握一定的技巧与方法。


1.采购计划管理 


1、制订采购计划的目的


采购计划是企业根据市场供求情况、企业的生产经营能力和物料消耗规律等,对计划期内物料和其他物品的采购管理活动所作的预见性安排和部署。


采购计划主要是确定采购的数量、时间和方式。


2、制订采购计划的作用


—维持生产经营的正常运行,避免供应中断而影响产销活动;

—避免物料储存过多,占压资金;

—配合企业生产经营计划的实现;

—使采购部门事先准备,选择有利时机购入物料;

—确定物品耗用标准,以便控制物料采购数量及成本。


3、制订采购计划的依据  


(1)年度销售计划和生产计划

销售计划和生产计划是企业制订采购计划的主要参考依据;同时,销售计划制订得是否科学、合理,将直接影响生产计划和采购计划的科学性及可行性。


(2)用料清单

BOM表由研发部门或产品设计部门拟定的,在用料清单上列明各种产品由哪些物料所制造或组合而成。根据用料清单可以精确计算出每一种产品的制造所需各种物料的确切数量。用料清单所列的耗用量,就是通称的标准用量,可以将其与实际用量比较,作为物料控制的依据。


(3)存量管制卡

如果物料有存货,所购物料要与现有存货状况配合确定。具体来说,采购人员一般是根据用料清单中列出的物料需求数量、现有存货量,并考虑采购的作业时间和安全存量水平,计算出正确的采购数量,然后才开具请购单。


(4)生产效率

生产效率的高低会使预计的物料需求量与实际的耗用量之间产生误差。生产效率提高,会导致物料的单位耗用量下降,从而使采购计划中的采购数量超过生产所需;反之,生产效率下降,会提高物料的单位耗用量,使采购计划中的采购数量不足以满足生产所需。故:生产效率发生变化时,采购计划必须随之加以调整,避免发生物料短缺或过剩的现象。


4、采购计划的编制

     

采购计划的制订主要包括两部分内容:采购认证计划的制订和采购订单计划的制订。具体流程可分为八个环节,即准备认证计划、评估认证需求、计算认证容量、制订认证计划、准备订单计划、评估订单需求、计算订单容量、制订订单计划。


5、采购数量的确定      


(1)定期订购法 - 每隔一个固定时间进行库存盘点并订货,如每月、每季或每周订购一次。这种方法适用于需要经常调整生产或采购数量的重要物料。

定期订购法的特点是:采购周期固定;采购批量不固定。

采购批量=平均日需要量×采购周期+保险储备量(安全库存量)- 实际库存量


(2)定量订购法 -对库存连续盘点,一旦库存水平下降到预定的最低库存数量(请购点)时,立即按固定的订货数量订购补充的一种采购方法,也称为请购点法。适用于品种数目少,但占用资金大的物品的采购。

控制因素:请购点=平均日需要量×采购提前期+安全库存量


2.如何编制采购计划


1、编制原材料采购计划


第一步:收集生产计划任务量信息

第二步:了解消耗定额

第三步:分析历史资料数据

第四步:进行市场商情分析

第五步:形成原材料采购计划



2、编制设备采购计划


第一步:确定设备采购需求



第二步:调查设备采购市场

第三步:选择设备采购方式

第四步:填写“设备采购计划书”



第五步:提交设备采购申请


3、分解采购计划


采购人员可以根据年内生产进度安排、资金情况和库存变化,制订相应的半年、季度或月度采购计划。



4、调整采购计划


确定调整方式:采购人员可以根据企业内外部采购环境的变化或竞争对手竞争战略的调整,适时修改或调整采购计划。


调整计划内容:总量调整-采购人员根据需要,对原采购计划中的采购预算金额或采购数量进行总量的调整。结构调整-采购人员根据需要,对原采购计划中的采购商品的品类、品种、规格等进行的调整。


3.订单管理


1、编制采购订单


(1)明晰订单内容:根据企业实际的生产经营需要及采购计划要求,采购人员应定期编制采购订单,一般有月度采购订单、临时采购订单等。


月度采购订单的内容:采购产品的名称、品种、型号、规格;订货总数量、分期交货数和订单号;包装运输、到货地点、随货文件和验收方法;订单生效的条件和到仓争端的处理等。


临时采购订单的内容:采购产品的名称、品种、型号和规格;采购数量和要求、到仓时间等。


(2)制定采购订单

第一步:编制订单草案

第二步:上报主管审核

第三步:形成正式订单


2、出具采购订单


(1)发出采购订单

采购人员在选择供应商时应考虑以下3个方面的因素:是否是长期供应商,其信誉、产品品质如何?供应商的产品价格是否最适当、最有市场竞争力?供应商是否能够保证准时交货?


(2)确认采购订单

采购人员应通过电话沟通等方式及时向供应商确认其是否收到采购订单。如果对方没有表示接受,则发出的采购订单并不能构成一项合同,采购事项无效。另外,只有当采购订单被确认接受之后,采购方才能确信供应商将在约定的日期发货。

通常,供应商接受了订单的各项条件后,要向采购方的采购部门发出所谓的“接受函”以确认采购事项,并着手备货,执行订单。因此,采购人员在发出采购订单后,一定要与供应商及时沟通、确认。


(3)编制采购记录

采购订单确认接受后,采购人员应就同期所采购的货品、物料编制采购记录,填写采购记录表,以便在供应商交货时对照采购订单进行接货检验。



3、跟踪采购订单


采购的目的是为了及时取得符合企业生产经营要求的物料,所以采购人员必须要对订单进行跟踪,促使供应商及时交货。


订单跟踪就是采购人员对采购订单执行的全部过程进行跟踪检查,以保证采购订单的正常履行,其目的主要有3个:促进合同正常执行、满足本企业生产经营的物料需求、保持合理的库存水平。


(1)订单执行前跟踪

在采购过程中,同一物料或货品可能有几家供应商可供选择,虽然每个供应商都有分配比例,但是具体操作时可能会遇到意想不到的情况,如供应商提出更改“认证合同条款”(包括价格、质量、货期等),因此采购人员在订单发出后应充分与供应商沟通,确认本次采购可供货的供应商。当然,如果供应商确实难以接受订单,也不必强人所难,可以在采购环境里另外选择其他供应商,必要时要求认证人员协助办理。


(2)订单执行过程跟踪

供应商确认采购订单后,采购订单便具有了法律效力,所以采购人员应全力跟踪,确实需要变更时要征得供应商的同意,双方协商解决。



(3)合同执行后跟踪


4、订单存档管理


采购人员与供应商签订的合同,出具的采购订单及相关文件、资料要及时存档备查。


重视存档管理,建档管理的作用有3个方面:

(1)每一采购项目分别建档,以便于使用和查询;

(2)供应商的历史表现数据对订单下达及合同跟踪具有重要的参考价值,采购人员应首先注意供应商的历史情况,然后决定对其实施何种监督方式;

(3)若供应商出现违约行为或发生纠纷需要诉诸法律解决时,完备的资料是获得胜诉的有力保证。  


订单存档管理

建档 - 订单的建档原则是需要的时候能够方便快捷地找到。采购人员在建立订单档案时可采用以下两种方式中的一种:①按照采购订单编号顺序建档;②按照供应商名称的字母顺序建档。


订单存档保管

采购人员应注意将采购订单等各种经验数据的分类保存工作做好,如做好防潮、防虫等保管工作。如果有条件,可采用计算机软件管理系统对订单进行管理,同时将相关数据资料扫描后转换成电子版保存在电脑中,以便随时查阅。


4.订单异常处理


1、交期异常处理


采购人员需在下单后及时跟踪订单情况,及时获取订单交货进度,并与供应商联络,及时获知交期异常情况;

采购人员得知异常后,应及时向经理和请购部门反馈信息,以便及时进行补救或调整;

采购人员需要采取积极措施尽量挽回损失,采用跟催法催交货物,也可依具体情况变更采购订单或替换供应商;

采购部应积极联络相关部门评估损失费用,并视情况向供应商索赔。


2、品质异常处理


供应商发现品质异常且无法自行解决时,应以书面形式将问题反馈给采购人员。采购人员要及时将问题反馈给采购部经理,请示解决办法;

采购部和请购部门协商解决是否进行特采,必要时由采购人员召集请购部门到供应商生产现场协商解决异常;

如因品质问题返工或拒收而影响本公司正常生产的,采购部应组织相关部门评估损失费用,并视情况向供应商索赔。


3、下单异常处理


采购人员如发现订单等单据没有及时发出,应立即联系下单人员;

如发生采购部下错订单的情况,采购人员应与供应商协商能否撤单,尽可能避免呆废料,同时下达正确的订单。如不能撤单,采购部门应与相关部门沟通能否将问题订单内部消化;

如果订单不能撤销也不能内部消化,则应由责任部门承担损失费用,并按照企业相关规章制度对责任部门进行处罚。


4、突发异常处理


发生重大的事故或自然灾害而造成供应商短期内无法恢复生产以及发生突发事故造成原料严重短缺的情况,属于突发异常;

出现突发异常时,采购人员应及时向采购部经理汇报,并通过多种渠道了解市场行情,力求减少损失;

突发异常影响正常生产时,采购人员应向请购部门确认是否可以通过高价调拨或采用其他减少公司损失的方式进行处理。


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